24 Hacks, mit denen Du Deine Produktivität steigerst – versprochen!

Um Deine Produktivität zu steigern, musst Du vor allem eins tun: Deine Prioritäten kennen. Doch während das auf dem Papier immer so leicht klingt, ist es das in der Realität keineswegs.

Als Solopreneur hast Du mehrere Hüte gleichzeitig auf. Es gibt so vieles, was getan werden muss, um Dein Business voranzubringen und wachsen zu lassen. Und alles braucht vor allem eines: Deine Zeit.

Dass da der Wille allein manchmal nicht reicht, ist völlig normal und geht sicher jedem von uns mal so. Auch ich habe solche Tage. Und dennoch bilde ich mir ein, es problemlos immer wieder auf den Pfad der Produktivität zurück zu schaffen. Weil ich mir einfach ein paar Dinge angewöhnt habe, die mir helfen, Zeit zu sparen, die ich dann anders nutzen kann.

Die 24 besten Ideen, habe ich Dir heute aufgeschrieben.

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Social Media

 

1 | Plane Deine Aktivitäten

Der größte potenzielle Zeitfresser eines Online-Business ist sicher Social Media. Und zwar nicht nur im Hinblick auf die Zeit, die Du verlierst, wenn Du „mal eben Facebook checkst“ und 30 Minuten+ später erst wieder hochblickst. Oder „mal eben“ Deinen Instagram-Feed durchguckst.

Sondern auch und insbesondere mit Blick auf Deine Marketingaktivitäten. Es müssen Bilder erstellt werden, Texte geschrieben und Posts geplant werden. All das kostet Zeit.

Erledige all das also nicht „zwischendurch“, sondern reserviere Dir jeden Tag 1-2 Slots, die Du für Deine Social Media-Aktivitäten nutzen willst. In dieser Zeit erstellst Du Grafiken, bist in Facebook-Gruppen aktiv, beantwortest Kommentare usw..

Und nicht nur das: miss auch regelmäßig, welche Aktivitäten Dir eigentlich welche Ergebnisse bringen. Ist Deine Zeit mit der Erstellung von hübschen Grafiken, die auf Facebook gerade einmal ein paar Leute zu Gesicht bekommen, wirklich gut investiert? Oder kannst Du eine andere Methode finden, bei der Aufwand und Ertrag in einem besseren Verhältnis stehen?

 

2 | REcycle Posts auf anderen Plattformen

Ich bin ein großer Befürworter davon, jedes Stück Content so weit wie möglich „auszuschlachten“ indem Du es auf mehreren Kanälen teilst. Es erspart einfach unglaublich viel Zeit, wenn Du einfach nur das Format anpassen musst und schon hast Du einen neuen Post fertig.

Überlege Dir also, wie das für Deine Inhalte aussehen kann und wie Du möglichst zeitsparend Inhalte recyceln kannst. Je nachdem, in welchem Format Deine Inhalte sind, kannst Du so mit ganz wenig Aufwand mehrere Plattformen gleichzeitig bedienen.

 

3 | Schließe ungenutzt Browserfenster

Kennst Du das auch? Du hast 284703975918 Browser-Fenster gleichzeitig geöffnet? Darunter natürlich auch Deine Social Media- und Email-Accounts? Und die kleine Zahl auf dem Reiter, die Dir eine neue Nachricht anzeigt, verleitet Dich immer wieder zum Klicken?

Das kenne ich. Man könnte sogar behaupten, ich hätte das Problem erfunden ;-).

Besser und zeitsparender ist es jedoch, diese ganzen nicht genutzten Tabs einfach zu schließen und damit auch die Ablenkung auszublenden. Ich öffne sie dann kurz in meinen Pausen und stelle immer wieder fest, dass ich es dann sogar als Belohnung empfinde, „mir die Zeit nehmen zu können, Social Media zu checken“.

 

4 | stelle Die Push-Benachrichtigungen auf dem Handy aus

Was für die Browser-Fenster gilt, gilt natürlich auch fürs Handy. Vermutlich liegt auch Deines irgendwo neben Dir auf dem Schreibtisch und jedes Mal, wenn es blinkt, schaust Du hin. In Summe kommt da über den Tag einiges an Zeit zusammen, die Du einsparen kannst, wenn Du die Benachrichtigungen entweder deaktivierst, oder das Handy einfach lautlos stellst und weglegst.

Email

 

5 | Nutze eine FAQ-Seite

Sobald Du merkst, dass Du häufig Emails mit denselben Fragen bekommst, wird es Zeit für eine FAQ-Seite. Verlinke sie möglichst prominent auf Deiner Kontakt-Seite. So fängst Du viele Fragen gleich ab und verringerst die Zahl der zu beantwortenden Emails deutlich.

Übrigens ist es nicht nur für Dich eine Arbeitserleichterung, sondern auch für Deine Leser, die nun sofort die Antwort auf Deiner Seite finden und nicht erst eine Email schreiben müssen.

 

6 | Nutze Email-Vorlagen

Schreibst Du ständig die gleichen Emails? Warum legst Du Dir dann nicht einfach Vorlagen für wiederkehrende Emails an, die Du in Zukunft einfach nur noch hernehmen musst?

Es geht viel schneller, eine Vorlage kurz anzupassen, als jede Email komplett neu zu tippen. Übrigens: viele Email-Programme erlauben Dir, Vorlagen direkt im System anzulegen; das geht nochmal schneller, als Textbausteine in z.B. Evernote zu speichern und zu kopieren.

 

7 | Nutze Tools wie Boomerang und Laytr

Nutze Tools wie Boomerang oder Laytr, um bereits geschriebene Emails zu bestimmten Zeiten zu versenden bzw. neue Emails en bloc nur zu bestimmten Zeiten zu empfangen.

So behältst Du einen viel bessern Überblick über Deine Mails, hältst Dich selber davon ab, doch in Deine Inbox zu gucken und sparst Dir wieder ein bisschen Zeit.

 

8 | Schreibe kurze nachrichten

Je länger eine Mails, desto länger dauert es, sie zu verfassen, zu lesen und zu beantworten.

Fokussiere Dich also darauf, Dich in Deinen Emails auf das Wesentliche zu beschränken und keine langen Texte zu schreiben, wenn sie nicht wirklich erforderlich sind.  Achte dabei darauf, fokussiert und klar zu schreiben und genau zu sagen, was der Empfänger tun soll.

Es ist nicht so, dass kurze Nachrichten zwingend unpersönlich oder unhöflich sind. Sie können genauso freundlich sein, wie lange Emails.

 

9 | vereinbar ein kurzes Meeting statt unendlich via Mail zu kommunizieren

Du kennst doch sicher auch diese Diskussionen, die via Email entstehen und scheinbar nie enden wollen. Das sind Zeitfresser par excellence!

Unterbrich solche Zeitfresser möglichst frühzeitig und sprich kurz mit der betreffenden Person; ruf sie entweder kurz an, oder vereinbare ein kurzes Meeting. So könnt ihr die Punkte ganz sicher viel schneller und für beide Seiten zeitsparender klären, als wenn ihr noch 23 Emails austauscht.

 

10 | die 2-minuten-REgel

Alles, was Du in maximal 2 Minuten erledigen kannst, solltest Du sofort tun, alles andere für später sammeln.

Eine Email, die Du mit einem einfach „ja“ beantworten und erledigen kannst, verursacht so weniger Arbeit, als wenn Du sie „für später aufhebst“. Die längeren Emails und Antworten willst Du hingegen sammeln und dann in einem Rutsch abarbeiten.

Meetings

 

11 | Lege einen Zeitrahmen fest

Meetings haben die dumme Angewohnheit, schnell mal länger zu dauern, als gedacht. Vor allem, wenn sie mit mehreren Personen stattfinden. Schnell ist so Dein kompletter Tagesplan über den Haufen geworfen.

Das kannst Du vermeiden, indem Du keine Meetings planst, die kein Ende haben. Vereinbare kein Meeting um 10Uhr, sondern immer von 10-11Uhr. So wissen alle Beteiligten von vornherein, wie lang der zur Verfügung stehende Slot ist.

Natürlich muss dieser Rahmen im Meeting auch noch tatsächlich eingehalten werden, doch es ist viel einfacher, dies durchzusetzen, wenn alle Beteiligten wissen, dass sie maximal einen Zeitrahmen von X zur Verfügung haben.

 

12 | Arbeite mit einem Ablaufplan

Neben dem Zeitrahmen, willst Du auch die Inhalte jedes Meetings vorab abstecken. Ihr werdet viel leichter auf Kurs bleiben, wenn vorab klar ist, welche und wie viele Punkte besprochen werden sollen.

 

13 | Vorbereitung ist die Halbe Miete

Um Zeit zu sparen, musst Du oftmals zuerst Zeit investieren. Dies gilt insbesondere für Meetings. Sorge dafür, dass alle Teilnehmer wirklich vorbereitet erscheinen und nicht viel kostbare Zeit dafür verschwendet werden muss, alle auf den aktuellsten Stand zu bringen.

Wie genau die Vorbereitung aussehen sollte, hängt sicher vom einzelnen Meeting und dessen Zielsetzung ab. Im Fokus sollte dabei stehen, dass alle gut vorbereitet sind und den aktuellen Stand der Dinge kennen.

 

14 | Nutze Leerlaufzeiten für Calls & Meetings

Du musst ohnehin mit dem Auto 2 Stunden von A nach B fahren? Oder hast einen längeren Aufenthalt zwischen 2 Flügen? Dann nutze doch diese ansonsten „tote“ Zeit und plane Deine Meetings so, dass sei genau dann stattfinden. Nicht nur vergeht die Zeit so viel schneller, Du hast sie auch noch bestmöglich genutzt.

Bloggen

 

15 | Erstelle Vorlagen für Deine Grafiken

Vorlagen sind nicht nur hilfreich, wenn es darum geht, ein einheitliches Design zu nutzen, sondern auch um Zeit zu sparen.

Egal, welches Programm Du nutzt, um Deine Grafiken zu erstellen, alle ermöglichen es Dir, Vorlagen zu erstellen und diese dann entsprechend für Deine Grafiken zu nutzen. Ich nutze mittlerweile Adobe Illustrator, was Natürlich ein wenig fortgeschrittener ist, doch auch in Canva kannst Du Vorlagen erstellen, wenn Du die Bezahl-Version nutzt. Hinterlege Deine Schriftarten und Farben, richte Deinen Arbeitsbereich so ein, wie Du möchtest und schon sind die Grafiken im Nu erstellt.

(Tipp: das geht im Grunde sogar mit der gratis-Version von Canva. Statt einer „richtigen“ Vorlage, musst Du hier einfach ein separates Dokument anlegen. Dort kannst Du auch Deine Farben hinterlegen, indem Du sie einfach händisch eingibst. Das ist nicht perfekt, aber funktioniert ganz ordentlich.

Eine Anleitung, wie Du Canva nutzt, findest Du hier.

 

16 | baue Deinen eigenen Blog-Workflow auf

Bloggen und die damit verbundenen Aufgaben nehmen einen großen Teil Deiner regelmäßigen Tätigkeiten ein. Daher solltest Du es so effizient wie möglich gestalten.

Dabei geht es auch ganz nicht darum, es so zu machen, wie jemand anderes. Sondern darum, dass Du das System findest, mit dem Du am besten arbeiten kannst und dann dabei bleibst.

Wenn Du Dinge immer wieder auf die gleiche Art und Weise erledigst, wirst Du mit der Zeit immer effizienter. Du erkennst automatisch, wo etwas noch nicht rund läuft und wirst es anpassen.

Außerdem wird Dir ein fester Prozess helfen, wenn Du einmal Aufgaben auslagern willst. Denn so kannst Du genau beziffern, welche das sind und wie viel Zeit sie erfordern.

Meine Prozess fürs Bloggen habe ich Dir hier genau beschrieben. Außerdem gehe ich genau darauf ein, warum ich welche Prozesse in meinem Business implementiert habe:

Blog erstellen: Wie Du regelmäßig großartige Blog-Posts schreibst

 

17 | Arbeite mit einem Redaktionsplan

Nimm Dir in regelmäßigen Abständen die Zeit und plane Deine Inhalte voraus. Dies ist die Gelegenheit, Themen zu brainstormen und deren Veröffentlichungstermin zu planen. So stellst Du sicher, immer zu wissen, worüber Du bloggen willst. Die panische Last-Minute-Suche nach einer tollen Idee für den nächsten Blog-Artikel, Newsletter usw. entfällt. Und Du hast mehr Zeit, über die einzelnen Artikel nachzudenken, was es Dir tendenziell ebenfalls erleichtern sollte, sie zu schreiben.

Hier habe ich Dir meine Ideen zum Redaktionsplan einmal aufgeschrieben:

Redaktionsplanung leicht gemacht: Wie Du in nur einem Tag fast alle Inhalte für das kommende Quartal erstellst

Produktivität

 

18 | eins nach dem anderen

Multitasking ist ineffizient. Und jede Ablenkung bzw. jeder Wechsel zwischen 2 Aufgaben kostet Dich wertvolle Zeit. Du musst Überlegen, wo Du nochmal gerade warst und Dein Gehirn muss sich von Aufgabe A auf Aufgabe B einstellen. All das kostet wertvolle Zeit.

 

19 | Nutze Time-Blocking für Dich

Ich bin ein großer Freund davon, gezielt Zeiten für bestimmte Aufgaben zu blocken. Dies gilt insbesondere für die klassischen Zeitkiller (Social Media und Co.) und die wirklich wichtigen Aufgaben.

Ich beginne immer mir der wichtigsten Aufgabe des Tages zu meiner produktivsten Zeit und reserviere mir hierfür 1-2 Stunden, in denen ich auch alles sonstigen Ablenkungen ausmache. So nutze ich meine produktivste Zeit am effizientesten und bekomme oft in viel weniger Zeit, viel mehr gemacht.

 

Genauer erklärt habe ich das Konzept in diesem Video. In der findest Du darüber hinaus noch ein entsprechendes Arbeitsblatt.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass mir Time-Blocking dabei hilft, mehr Struktur in meinen Tag und meine Arbeitswoche zu bringen und dafür zu sorgen, dass auch die Erholung nicht zu kurz kommt. Einfach weil ich mir Freizeit gezielt einplane. Denn sonst geht das ja bei uns Selbstständigen gerne mal unter ;-).

 

20 | Notiere Deine Zeit

Wenn es Dir häufiger so geht, dass Du den ganzen Tag gearbeitet, aber am Ende des Tages nicht wirklich was geschafft hast, dann beginne damit, aufzuschreiben, wo Deine Zeit bleibt.

Das ist nichts, was Du ewig tun sollst, hilft aber unglaublich dabei, Zeitfresser zu entlarven.

Strebe für den Anfang an, das für 1-2 Wochen zu machen. Das sollte eigentlich bereits reichen. Wie genau Du das umsetzt, bleibt ganz Dir überlassen, ich finde in dem Fall, reicht ein einfacher Zettel, auf dem Du formlos Beginn und Ende einer Aufgabe notierst.

Ich vermute, Dir wird ohnehin schnell auffallen, wo Deine Zeit eigentlich bleibt bzw. Nicht gut genutzt ist. Für diese Bereiche willst Du Dir dann Alternativen oder Zeitsparmöglihckeiten überlegen.

 

21 | Beginne den tag mit Deiner ungeliebtesten Aufgabe

Dies ist ein ganz simpler Trick, doch er funktioniert super. Statt die ungeliebten Steuern den ganzen Tag vor Dir herzuschieben, erledige sie gleich als allererstes. Dann ist der „Mist“ gemacht und alle anderen noch anstehenden Aufgaben erscheinen plötzlich viel leichter und spannender.

 

22 | Arbeite mit To-Do-Liste

Eigentlich eine Kleinigkeit und doch kann eine einfache Liste einen riesigen Unterschied machen. Nicht nur verhinderst Du so, dass Du wichtige Aufgaben und Termine vergisst. Sondern es hilft Dir auch dabei, Prioritäten zu setzen und Deine Aktivitäten vorausschauend zu planen.

Ich setze mich z.B. 1x pro Quartal hin und plane die kommenden 12 Wochen. Ich setze mir bis zu 3 große Ziele, die ich in kleinere Aufgaben für die einzelnen Wochen herunter breche. Hinzu kommen eine Planungseinheit pro Woche und pro Tag. So bleibe ich immer auf Kurs und behalte meine Ziele und was ich für ihre Erreichung tun muss, fest im Blick.

 

23 | Erledige ähnliche Aufgaben in einem Rutsch

Statt täglich neue Grafiken zu erstellen, versuche ich es, in einer wöchentlichen Sitzung abzuhandeln. So muss ich nicht jedes Mal das Programm starten, die Grafik erstellen, exportieren usw.

Gleiches gilt für Meine Blogartikel, die ich auch versuche in einem Rusch zu strukturieren und zu betiteln. Das gelingt nicht immer zu 100%, doch meistens habe ich so den allergrößten Teil dieser Arbeiten vorab erledigt.

Gleiches gilt z.B. für die Beantwortung von Emails, Kommentaren oder dem Planen von Social Media Posts. Die Dinge am Stück zu erledigen erspart Dir eine Menge Zeit.

 

24| Delegiere

Auf Dauer kannst und solltest Du nicht alle Aufgaben in Deinem Business selber übernehmen, sondern bestimmte Bereiche auslagern. Du hast einfach nur 24h jeden Tag zur Verfügung und wenn Du diese mit Tätigkeiten verbringst, die Dein Business nicht voranbringen, ist das im Grunde genommen vergeudete Zeit.

Daher empfehle ich auch jedem von Anfang an in Workflows und Prozessen zu denken. Denn diese braucht es zwingend, wenn mehrere Leute an einer Aufgabe arbeiten.

 

Welche dieser Tipps sind Deine Favoriten? Was davon wirst Du umsetzen? Welche weiteren Tipps & Ideen kannst Du beisteuern?

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